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Comment améliorer le Coût Total de Possession

Dépenser dix fois plus pour un composant peut sembler contradictoire à l'idée de réduire les coûts, mais cela pourrait vous faire économiser plus d'un demi-million d'euros dans la durée. Lorsqu'on envisage de faire des économies, on pense souvent en premier lieu à réduire le coût d'achat du produit. Cela pourrait toutefois conduire à une fausse économie. C'est plutôt le coût total de possession (TCO) qui doit être revu, car il permettra de faire des économies plus importantes à long terme.

Le TCO est bien plus que le simple prix d'achat et il intègre tous les coûts qui peuvent survenir pendant la durée de vie d'un produit, tels que : achats, stock, logistique, maintenance et réparations.

L'identification du TCO n'est souvent abordée qu'en cas de problème avec une machine. Mais pour avoir le plus d'impact possible, il faut en tenir compte dès le début de l'investissement.

Il existe quatre principaux domaines dans lesquels le TCO peut être réduit :

1. Technique

2. Sécurité

3. Processus

4. Entreposage

Coût total de possession

Examinons de plus près les points à prendre en compte et comment identifier les opportunités pour réduire le TCO.

 

Technique

En ce qui concerne l'aspect technique, il est essentiel d'avoir le bon produit dans le système. Utiliser des composants comme des vannes et des flexibles qui ne résistent pas aux exigences de l'application, c'est s'exposer à des défaillances prématurées et à des pannes fréquentes. Chaque fois que cela se produit, des temps d'arrêt imprévus coûteux sont associés.

Minimiser les temps d'arrêt

Vous pouvez d'abord penser qu'un produit moins cher sera plus rentable. Mais souvent, il ne sera pas aussi performant ou ne durera pas aussi longtemps qu'une pièce plus chère. Le prolongement de la durée de vie est le facteur le plus important pour réduire le TCO. Si vous pouvez allonger la durée des intervalles de maintenance et d'entretien, vous pouvez améliorer considérablement votre TCO. Un produit dont le coût d'achat est plus élevé est susceptible d'avoir de meilleures performances, ce qui entraîne moins de coûts de maintenance.

Dépensez 10 fois plus pour économiser 500 000 €

Un transformateur de cacao avait des joints toriques qui fuyaient dans une presse à chocolat et devait mener une maintenance corrective en moyenne 4 fois par semaine. Le coût des nouveaux produits et de la maintenance s'élevait à plus de 625 000 € par an. Cela comprenait environ 1 600 € de coût de produit, 27 500 € de coût de main-d'œuvre et des coûts d'arrêt de production considérables de 596 000 €, comme le montre le tableau de calcul 1.

En remplaçant le joint torique par un produit haut de gamme fabriqué avec un matériau doté d'une résistance thermique et chimique remarquable, l'entreprise a pu améliorer les performances de la machine. Résultat : l'entreprise n'avait plus qu'un seul joint torique qui fuyait par mois.

L'utilisation de ce nouveau joint torique a permis de réduire les coûts de maintenance de manière considérable, soit moins de 38 000 € par an. Cela représente une économie de plus de 587 000 € par an !

Dans ce cas, le coût du nouveau joint torique était dix fois supérieur à celui du joint d'origine. On peut toutefois voir clairement l'impact qu'il a eu en réduisant les coûts de main-d'œuvre à seulement 1 275 € et les coûts de temps d'arrêt à 27 540 €.

Ce n'est pas seulement le coût du composant qu'il faut prendre en compte, mais l'impact plus large sur la maintenance. Auparavant, l'équipe de service devait toujours être prête à intervenir en cas de défaillance. Avec le nouveau joint torique, ces coûts de main-d'œuvre ont pu être réduits.

 

Anciens joints toriques

 

Nouveaux joints toriques

 

Coût du matériel

(maintenance préventive)

 
Anciens joints toriques  

940,44 euros/an

Nouveaux joints toriques  

8 652,54 euros/an

Coût du matériel

(remplacement)

Anciens joints toriques  

652,24 euros/an

Nouveaux joints toriques  

362,45 euros/an

Coût de la
main-d'œuvre

Anciens joints toriques  

27 591 euros/an

Nouveaux joints toriques  

1 275 euros/an

Coût des temps
d'arrêt

Anciens joints toriques  

595 965,60 euros/an

Nouveaux joints toriques  

27 540 euros/an

TOTAL

Anciens joints toriques  

625 149,28 euros/an

Nouveaux joints toriques  

37 829,99 euros/an

ÉCONOMIE
TOTALE

Anciens joints toriques  

587 319,28 euros/an

Nouveaux joints toriques  

Tableau 1 Coût du remplacement des joints toriques

 

Considérations matérielles

Lors de l'examen des composants, il est important de tenir compte de la façon dont le matériau se comportera tout au long du processus de fonctionnement et de lavage. Cela dépend de l'environnement, par exemple de la pression, de la température et du médium (c'est-à-dire s'il s'agit d'un gaz ou d'un liquide). Dans l'industrie agro-alimentaire et pharmaceutique, il existe souvent des programmes de nettoyage rigoureux qui soumettent les matériaux à une pression supplémentaire, car ils sont exposés à des produits chimiques de nettoyage agressifs.

Se concentrer sur la prévention des problèmes

En anticipant les problèmes dès le départ, vous pouvez éviter des temps d'arrêt coûteux. Pensez aussi à ce que les temps d'arrêt signifient pour vos accords de niveau de service avec les clients. Serez-vous en rupture de contrat si vous subissez un temps d'arrêt et n'êtes pas en mesure de livrer ? Y aura-t-il des pénalités financières coûteuses pour cela, que vous ne pouvez pas risquer de prendre ?

 

Sécurité

Lorsque l'on considère le TCO, il est utile de s'assurer que l'on suit les meilleures pratiques de sécurité. De mauvaises mesures de sécurité peuvent entraîner des blessures et des temps d'arrêt coûteux si le personnel est incapable de travailler. Soyez conscient de toutes les règles de sécurité et assurez-vous de les respecter.

Tenez compte de l'environnement dans lequel le personnel travaille et des équipements de protection individuelle (EPI) dont il a besoin. Par exemple, les gants, les protections auditives, les lunettes de sécurité ou les bottes sont-ils adaptés au travail à effectuer ? Les bottes sont-elles suffisamment résistantes ? Comme pour les composants techniques, l'option la moins chère ne sera pas forcément la plus rentable à long terme. Les bottes moins chères peuvent s'user plus rapidement et être remplacées plus souvent, ce qui coûte plus cher dans la durée.

La normalisation vaut la peine

En normalisant les produits et en achetant en grandes quantités, vous avez plus de chances de bénéficier d'une remise sur les achats en gros et de gains d'efficacité, ce qui contribue à réduire le TCO.

La normalisation présente également des avantages lorsqu'il s'agit d'obtenir des certifications de sécurité. Par exemple, plutôt que d'avoir 25 types différents de joints toriques, vous pouvez réaliser des gains d'efficacité et réduire le TCO en normalisant le moins possible. Il est beaucoup plus facile et plus rapide d'obtenir des certifications pour 3 produits que pour 25.

 

Processus

Les tâches administratives sont cruciales dans toute entreprise, mais elles peuvent prendre énormément de temps. Envisager des moyens de rationaliser et de faciliter ces tâches contribuera à améliorer l'efficacité et à réduire le TCO.

Optimiser le processus d'achat est ici essentiel. Il est possible de gagner en efficacité dans le domaine des achats en examinant et en intégrant un certain nombre d'approches différentes, telles que l'utilisation de distributeurs automatiques ou d'échanges de données informatisés (EDI).

Utilisation des distributeurs automatiques

Les distributeurs automatiques aident à réduire les coûts au strict minimum. Le recours aux distributeurs automatiques pour les consommables permet aux utilisateurs d'accéder facilement aux équipements 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans avoir à remplir de bons de commande et à demander des devis chaque fois qu'un nouvel article est nécessaire. Les distributeurs automatiques peuvent même être configurés avec des cartes à puce personnalisées, ce qui signifie que chaque employé reçoit le bon équipement au bon moment. Même lorsqu'ils travaillent de nuit et qu'il n'y a pas de responsable d'entrepôt présent.

Les niveaux de stock peuvent être surveillés facilement à l'aide d'un logiciel et réapprovisionnés régulièrement afin que le personnel ne soit pas à court d'outils, d'EPI et d'accessoires essentiels. Le risque d'erreur humaine lié au suivi manuel peut également être réduit. D'après notre expérience, nous avons constaté que les employés utilisent moins d'articles lorsqu'il y a un distributeur automatique, ce que nous soupçonnons être dû au fait que leur utilisation des produits peut être retracée.

 

Utilisation de distributeurs automatiques

Utilisation de distributeurs automatiques

 

Intégration d’échanges de données informatisés

Envisagez également de mettre en place des accords d'achat avec les fournisseurs. En reliant votre système ERP directement au système de vos fournisseurs, il est plus facile pour le personnel d'acheter des équipements au fur et à mesure de leurs besoins. Grâce à l'EDI, les bons de commande, les factures, etc., peuvent être échangés en ligne en toute sécurité et avec précision entre vous et votre fournisseur, à l'aide de formulaires standardisés. Cela permet au personnel de sélectionner et de commander facilement les pièces lorsqu’elles sont nécessaires et de réduire le temps consacré à la paperasse.

 

Stockage

En partant du principe que les équipements et les composants tomberont régulièrement en panne, il faut toujours avoir des pièces de rechange sous la main. Mais le fait de devoir acheter toutes ces pièces de rechange et de les stocker entraîne forcément des coûts supplémentaires pour votre entreprise. Une étude d'ERIKS montre que 10 % du budget est gaspillé car il est consacré à des pièces inutilement dupliquées*.

Le turn-over de certains produits est souvent faible et ils peuvent être laissés en rayon pendant des années et finir par devenir inutilisables. C'est un gaspillage important et un domaine dans lequel il est possible de réduire le TCO. En gérant soigneusement votre stock de pièces de rechange, vous pouvez réduire vos coûts d'investissement.

Pour éviter les confusions et les pertes de temps, il convient d'étiqueter correctement les pièces et de s'assurer que des composants d'apparence identique (joints toriques et roulements, par exemple) ne sont pas stockés à proximité les uns des autres.

 

Gérer le temps de recherche

Le temps de recherche peut encore réduire le TCO. D'après nos études, on perd 13 minutes à chercher chaque pièce de rechange*. Il est clair qu'en réduisant ce temps, même de quelques minutes, on obtient une économie cumulée considérable. Pour y parvenir, vous pouvez examiner de près la disposition de votre entrepôt et veiller à ce que les produits soient stockés aux meilleurs endroits.

 

Consolider les expéditions

Consolider les expéditions est un autre moyen de réduire le coût total de possession. Avec une stratégie de fournisseur unique, vous pouvez avoir des livraisons hebdomadaires ciblées et être prêt à les recevoir, plutôt que des livraisons inefficaces par-ci par-là.

 

Optimaliser l'entreposage

Optimiser le stockage

 

Les défis pour réduire le TCO

Après avoir constaté qu'il est possible de réduire le TCO et de faire des économies dans l'ensemble de votre entreprise, vous pouvez être confronté à de nombreux défis :

  • Les gens sont très réticents au changement – c'est la nature humaine. Et il est d'autant plus difficile de convaincre les gens que les avantages immédiats ne sont pas toujours évidents. Les gains financiers ne sont pas toujours tangibles. De plus, la mise en œuvre du changement en soi coûte de l'argent et tout le monde ne considère pas que le changement vaut les inconvénients apparents qui peuvent l'accompagner.
  • Accepter le statu quo est un gros problème pour la réduction du TCO. Par exemple, dans le cas d'une usine de produits alimentaires, le personnel avait mis la radio très fort. Il est devenu évident que c'était pour étouffer le bruit du convoyeur. Personne ne s'est demandé pourquoi le convoyeur était bruyant et s'il fallait le réparer. En regardant de plus près, il s'est avéré que les roulements du convoyeur ne fonctionnaient pas efficacement, ce qui obligeait le moteur à travailler plus que d'habitude et à dépenser de l'énergie supplémentaire, qui aurait pu être économisée. Mais c'est comme ça !
  • Rationaliser et automatiser les processus permet de libérer du temps pour le personnel et de calculer les économies réalisées sur les heures de travail. Toutefois, ces personnels restent des employés avec des droits. Vous ne pouvez pas simplement réduire leur charge de travail et vous aurez toujours des salaires à payer. Réfléchissez plutôt à la meilleure façon d'utiliser leur temps pour qu'ils fassent les tâches pour lesquelles ils sont les plus compétents.
  • Un autre défi dans le calcul du TCO est d'identifier les bonnes données à utiliser et d'avoir accès à ces données et aux bonnes personnes qui détiennent ces informations. Un mauvais alignement des objectifs entre les différentes fonctions commerciales n'est pas propice. Il y a généralement une disparité entre la manière dont les équipes chargées des achats achètent les fournitures et la manière dont ceux qui travaillent dans les entrepôts doivent fonctionner, ce qui ne facilite pas les choses.

L'un des moyens d'influencer les collègues consiste à faire une analyse de rentabilité qui démontre les possibilités de réduction du TCO. Pouvoir montrer quel serait l'impact financier positif qui en résulterait est un outil puissant.

 

Construire une étude de cas

Comme nous pouvons le constater, le TCO ne se résume pas à ce que l'on croit. Il ne s'agit pas uniquement de s'assurer qu'un produit a une maintenance minimale ou une longue durée de vie, mais d'intégrer tous les coûts associés à l'achat et au stockage.

Une analyse de rentabilité expliquant pourquoi il est important de prendre en compte le TCO peut vous aider à obtenir l'adhésion interne et à prouver sa valeur. Un bon point de départ consiste à analyser la situation actuelle et le mode de fonctionnement, ainsi que tous les coûts associés au produit.

Vous pouvez commencer par établir une liste de contrôle et calculer le TCO pour différents scénarios et configurations. Vous pouvez également faire appel à des experts qui vous aideront à identifier exactement les économies possibles et faciliteront le processus en veillant à ce que toutes les possibilités soient prises en compte.

Par exemple, si vous remplacez un moteur par un autre plus économe en énergie, vous ne bénéficiez pas simplement d'une seule réduction des coûts d'énergie, mais d'un avantage permanent dans le temps puisque vous ferez des économies chaque année.

Considérez également que le calcul et l'amélioration du TCO ont des répercussions beaucoup plus larges pour l'entreprise et que les avantages peuvent être réalisés sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, une réduction de 10 % des temps d'arrêt ne signifie pas seulement que vous pouvez fonctionner plus efficacement et faire des économies, mais réfléchissez aussi à ce que cela signifie pour votre client. Êtes-vous en mesure d'être plus compétitif sur le marché ?

 

Conclusion

En passant du simple prix d'achat au TCO complet, il est possible de faire des économies annuelles de 10 à 15 % de la valeur d'achat totale des produits. La figure 1 montre qu'au cours de la durée de vie d'un produit, le TCO diminue grâce aux améliorations apportées à vos processus.

 

Graphique des économies de TCO

Graphique des économies de TCO

 

Nos ingénieurs peuvent vous aider à trouver facilement le chemin vers la réduction du TCO, en identifiant les domaines dans lesquels il est possible de faire des économies et en calculant les économies réalisables. Pourriez-vous aussi économiser 500 000 € ?

Pour plus d'informations sur comment réduire votre TCO, rendez-vous sur cette page.

Auteur

Peter Kuijs

Peter Kuijs

Par Peter Kuijs, Segment Manager Food & Machine Construction, et Roman Monsch, Head of Account Management & Customer Integration chez ERIKS.

Co-Auteur

Roman Monsch

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