Données personnelles des candidats

1. Introduction

Voici la déclaration de respect de la vie privée d’ERIKS applicable au traitement des données à caractère personnel des personnes adressant une candidature ou une demande d’emploi à ERIKS SAS et aux sociétés de son groupe, ci-après ERIKS ou nous.

Nous accordons la plus grande importance au respect de votre vie privée. Nous avons développé la présente déclaration de respect de la vie privée d’ERIKS applicable au candidat (« déclaration de respect de la vie privée ») pour vous informer de la manière dont nous utiliserons les données à caractère personnel afférentes à vos demandes d’emploi chez ERIKS.

La présente déclaration de respect de la vie privée a été mise à jour pour la dernière fois le 25/05/2018 et peut être modifiée au fil du temps. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la déclaration de respect de la vie privée pour vérifier si des modifications y ont été apportées.

2.Quand la présente déclaration de respect de la vie privée s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de respect de la vie privée s’applique au traitement par ERIKS de toutes les données à caractère personnel des candidats ou demandeurs d’emploi potentiels (candidats) traitées dans le cadre de nos activités de recrutement.

La présente déclaration de respect de la vie privée ne s’applique pas aux données des membres du personnel ni aux données de nos clients.Si vous êtes un membre du personnel d’ERIKS, vous trouverez sur le site Intranet d’ERIKS la déclaration de respect de la vie privée d’ERIKS régissant l’utilisation par ERIKS des données du personnel.

3.Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

ERIKS France Holding, située au 28 rue Wilson 69150 Décines-Charpieu, et les sociétés liées à elle (conjointement, « ERIKS ») et/ou les sociétés de son groupe sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à privacyoffice@ERIKS.com.

4.Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel 

 

• Pour trouver des candidats approprié

•   Qu’est-ce que cette finalité implique ?

Nous recueillons vos données à caractère personnel de profils publics sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux et sites Web publiquement accessibles si vous avez réagi aux initiatives de recrutement d’ERIKS sur ces réseaux sociaux et sites Web, ou si vous vous êtes inscrit(e) par la fonctionnalité intégrée de ces réseaux sociaux, de ces sites de recrutement ou de nos propres sites Web. Nous recueillons également vos données à caractère personnel à partir de ces sources lorsque vous avez fourni un lien vers votre profil sur un tel site dans le cadre de votre demande d’emploi ou du C.V. soumis avec votre demande d’emploi.

Nous pouvons également obtenir vos coordonnées à partir de sources publiquement accessibles, y compris le contenu que vous avez rendu public sur LinkedIn ou d’autres sites de réseaux sociaux ou similaires, à des fins professionnelles, pour qu’un premier contact soit établi avec vous, à des fins de recrutement. Nous ne vous contacterons que si vous avez mis vos coordonnées à la disposition d’ERIKS pour vous contacter à des fins de recrutement. Nous vous donnerons clairement la possibilité de nous demander de cesser de vous contacter pour des possibilités de carrière et de supprimer vos données à caractère personnel de nos systèmes.

• Sur quelle base juridique repose notre traitement des données à caractère personnel pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime. Nous traitons vos données à caractère personnel pour trouver des candidats appropriés pour des postes vacants chez ERIKS.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons les données à caractère personnel que vous avez rendues publiques par le biais de vos profils publics sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux et de toute correspondance entre vous et nos recruteurs internes. Cela comprend votre nom, vos coordonnées, la dénomination de votre emploi actuel et de vos emplois précédents, votre parcours professionnel, votre parcours scolaire/académique, vos compétences, vos recommandations et votre C.V., si vous les avez mis à notre disposition.

• Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel pour cette finalité ?

Pour cette finalité, vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que dure la finalité pour laquelle nous les avons collectées, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit requise pour se conformer aux exigences légales ou protéger nos intérêts. Si vous avez postulé pour un emploi et devenez membre de notre personnel, nous conserverons l’information obtenue pendant le processus de recrutement pour toute la durée de votre emploi. Si vous avez postulé sans succès pour un emploi, ERIKS peut conserver vos données à caractère personnel pendant une période de  12 mois, à partir de notre dernière communication avec vous pour de futures possibilités d’emploi. Vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées de nos systèmes.

• Pour recevoir, évaluer et répondre à votre demande d’emploi
  • Qu’est-ce que cette finalité implique ?

Si vous contactez un de nos recruteurs internes, si vous postulez pour un poste vacant ou si vous vous inscrivez sur le site de carrière d’ERIKS, nous incluons les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans notre base de données de recrutement. Nous traiterons également vos données à caractère personnel pour gérer et mettre à jour notre base de données de recrutement.

• Sur quelle base juridique repose notre traitement des données à caractère personnel pour cette finalité ?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour cette finalité comme une étape préparatoire à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail. Vous n’êtes pas tenu(e) de nous fournir la moindre donnée à caractère personnel pour cette finalité. Toutefois, si nous ne recevons pas suffisamment d’informations de votre part pour évaluer votre demande d’emploi et communiquer avec vous, nous ne pourrons pas vous prendre en considération pour un poste chez ERIKS.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons votre nom, vos coordonnées, votre adresse (facultatif), votre pays de résidence, votre nationalité, le poste pour lequel vous postulez et les informations de recrutement que vous nous fournissez, par exemple un lien vers votre compte public de média social (comme LinkedIn) (facultatif), votre C.V., votre parcours professionnel, votre parcours scolaire/académique, vos compétences, votre motivation, votre sexe (facultatif), votre handicap (facultatif), votre rémunération actuelle et si vous êtes lié(e) par une clause interdisant le débauchage. Nous traitons par ailleurs votre correspondance avec ERIKS concernant les demandes d’emploi.

• Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel pour cette finalité ?

Nous conserverons vos données à caractère personnel pour cette finalité aussi longtemps que la procédure de recrutement est ouverte, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit nécessaire pour se conformer aux exigences légales ou pour protéger nos intérêts. Si vous avez postulé pour un emploi et devenez membre de notre personnel, nous conserverons l’information obtenue pendant le processus de recrutement pour toute la durée de votre emploi plus 1 an.

Si vous avez postulé sans succès pour un emploi, ERIKS peut conserver vos données à caractère personnel pendant une période de 12 mois à compter de notre dernière communication avec vous, pour de futures offres d’emploi. Après cette période, vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées de nos systèmes.

• Pour vérifier les informations figurant dans votre demande d’emploi, vérifier vos références, évaluer votre adéquation au poste pour lequel vous avez postulé et vous faire une offre d’emploi.
  • Qu’est-ce que cette finalité implique ?

Selon le poste pour lequel vous postulez, le processus de demande d’emploi peut inclure des entretiens virtuels ou téléphoniques, des évaluations en ligne, des entretiens sur place et/ou des évaluations psychologiques, un test linguistique ou des examens systémiques pour vérifier que vous convenez pour le travail et la culture d’ERIKS. Nous traiterons vos données à caractère personnel pour gérer et exécuter ce processus et pour traiter les commentaires recueillis à votre sujet. Notre recruteur interne vous informera sur le processus de demande d’emploi spécifique pour le poste pour lequel vous avez postulé. De plus, avec votre consentement, nos recruteurs internes vérifieront vos références.

Si vous avez passé avec succès une procédure de demande d’emploi, nous préparerons et vous enverrons par courrier électronique une lettre d’offre d’emploi. Cette lettre comprendra les conditions de travail qu’ERIKS voudrait vous proposer. Cette offre est toujours sujette à une vérification concluante de vos antécédents.

• Sur quelle base juridique repose notre traitement des données à caractère personnel pour cette finalité ?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour cette finalité comme une étape préparatoire à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail.

Vous n’êtes pas obligé(e) de prendre part à un élément du processus de demande d’emploi ou de nous fournir des données à caractère personnel à cette fin. Cependant, si vous ne participez pas à notre processus de demande d’emploi, nous ne sommes pas en mesure de vous prendre en considération ou de vous proposer un travail chez ERIKS.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons les informations que vous nous avez fournies conformément à 4.2(c), les commentaires des personnes qui ont parlé avec vous, les résultats de tout test que vous avez passé et toute communication entre nous.

• Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel pour cette finalité ?

Si vous devenez membre de notre personnel, nous conserverons ladite information pour toute la durée de votre emploi plus 1 an. Si vous avez postulé sans succès pour un emploi, vos données à caractère personnel seront conservées pour cette finalité durant 12 mois. Vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées de nos systèmes.

• Pour vérifier vos antécédents
  • Qu’est-ce que cette finalité implique ?

Si vous avez accepté une offre conditionnelle pour travailler chez ERIKS, nous pourrons, avec votre accord, effectuer une vérification d’antécédents. Selon le poste que vous occuperez chez ERIKS, ces vérifications d’antécédents peuvent servir à vérifier des informations que vous nous avez fournies et/ou des informations sur des condamnations pénales.

• Sur quelle base juridique repose notre traitement des données à caractère personnel pour cette finalité ?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour cette finalité comme une étape préparatoire à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail. Vous n’êtes pas tenu(e) de nous fournir la moindre donnée à caractère personnel pour cette finalité. Cependant, à défaut de pouvoir effectuer une vérification satisfaisante des antécédents, nous ne sommes pas en mesure de vous prendre en considération pour un poste chez ERIKS. Nous n’effectuons de vérifications d’antécédents que dans la mesure autorisée par les lois applicables dans votre pays.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous utilisons votre numéro de téléphone et adresse de courrier électronique

• Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel pour cette finalité ?

Si vous devenez membre de notre personnel, nous conserverons les résultats de votre vérification d’antécédents pour la durée de votre emploi plus 1 an. Si vous avez postulé sans succès pour un emploi, ERIKS peut conserver vos données à caractère personnel pendant une période de 12 mois. Vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées de nos systèmes.

• Si vous n’avez pas été retenu(e) pour un poste particulier chez ERIKS, nous traitons vos données à caractère personnel pour vous informer et vous communiquer les postes vacants susceptibles de vous intéresser, si vous le souhaitez.
  • Qu’est-ce que cette finalité implique ?

Parfois, nous ne disposons pas encore du poste qui vous convient. Si vous le voulez, nous conserverons des informations à votre sujet dans notre base de données et vous contacterons si nous avons un nouveau poste vacant susceptible de vous intéresser. Nous pouvons également vous inviter à des activités de recrutement ou vous communiquer des possibilités d’emploi.

• Sur quelle base juridique repose notre traitement des données à caractère personnel pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement.

Si vous nous autorisez à traiter vos données à caractère personnel pour cette finalité, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en envoyant une demande à cet effet à privacyoffice@ERIKS.com. Veuillez noter que cela n’affecte pas la légalité de tout traitement basé sur votre consentement avant que vous ne le retiriez.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous pour cette finalité ?

Pour cette finalité, nous traitons vos coordonnées (comme votre adresse physique et votre adresse de courrier électronique), les informations que vous nous avez fournies lors de demandes d’emploi précédentes (par exemple, votre C.V.) et un récapitulatif de vos performances lors de vos précédentes demandes d’emploi.

• Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel pour cette finalité ?

Vos données à caractère personnel seront conservées pendant 12 mois dans notre base de données de recrutement pour cette finalité. Vos données à caractère personnel seront ensuite supprimées de nos systèmes.

5.Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

• Accès à vos données à caractère personnel au sein d’ERIKS

Vos données à caractère personnel peuvent être consultées par les départements d’ERIKS concernés, tels que les recruteurs, les managers en charge du recrutement, les membres du personnel d’ERIKS directement impliqués dans votre demande d’emploi, le conseiller en matière d’emploi ou toute autre fonction des RH concernée, ainsi que les préposés en charge des aspects juridiques, de la compliance, de la protection des données ou de l’intégrité, dans la mesure strictement nécessaire pour accomplir leurs tâches respectives. Si vous indiquez dans votre demande d’emploi que travailler à l’étranger vous intéresse, nous pouvons fournir vos données à caractère personnel aux sociétés qui nous sont liées dans le monde entier, au cas où des possibilités se présenteraient dans ces sociétés. Si ERIKS vous emploie dans une société liée, elle conservera vos données à caractère personnel et pourra les utiliser et les divulguer à des tiers à des fins personnelles, administratives ou à d’autres fins liées à votre demande d’emploi ou à votre emploi chez ERIKS.

• Accès de tiers à vos données à caractère personnel

Les tiers suivants ont accès à vos données à caractère personnel, le cas échéant, pour la fourniture de leurs produits ou services à ERIKS :

• Agences de recrutement ou chasseurs de têtes
• Agences de voyage
• Conseillers d’évaluation externes
• Fournisseurs informatiques
• Conseillers financiers, fiscaux ou juridiques

En cas de modification de la propriété ou du contrôle de tout ou partie d’ERIKS, nous pouvons transférer vos données à caractère personnel au nouveau propriétaire.

Nous pouvons également fournir vos données à caractère personnel aux autorités étatiques, locales ou à d’autres organismes gouvernementaux compétents en matière d’emploi. ERIKS ne fournira pas vos données à caractère personnel à des tiers à moins d’être obligée de le faire par une ordonnance judiciaire valide, une ordonnance ou une demande d’informations d’une agence gouvernementale, ou à moins d’avoir une finalité commerciale légitime pour le faire et que le tiers accepte des limitations similaires à la divulgation et à l’utilisation de vos données à caractère personnel.

• L’utilisation de vos données à caractère personnel par des sous-traitants

Lorsqu’un tiers traite vos données à caractère personnel uniquement en suivant les instructions d’ERIKS, il agit en tant que sous-traitant. Nous concluons des accords avec ce sous-traitant pour le traitement des données à caractère personnel. Nous reprenons au moins les obligations suivantes dans ces accords, pour faire en sorte que vos données à caractère personnel soient uniquement fournies au sous-traitant pour nous fournir des services:

• Traitement des données à caractère personnel conformément au but du contrat sous-jacent;
• Obligation de tenir un registre des activités de traitement;
• Obligation d’appliquer des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles appropriées;
• Obligations de confidentialité et de non-divulgation;
• Restrictions relatives aux sous-traitants;
• Droit d’effectuer des vérifications;
• Retour ou destruction des données à caractère personnel à la première demande d’ERIKS;
• Restrictions sur les transferts des données à caractère personnel vers des pays tiers n’offrant pas un niveau de protection adéquat;
• …
  • Transferts de vos données à caractère personnel en dehors de votre pays d’origine

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées par ERIKS, les sociétés qui lui sont liées et les tiers fournisseurs de confiance d’ERIKS partout dans le monde, y compris dans des pays où les lois en matière de confidentialité des données ne sont pas équivalentes à celles de votre pays d’origine, ou aussi protectrices que celles-ci. Ces pays comprennent : Suède, Norvège, Danemark, Pays-Bas, Allemagne, Luxembourg, France, Espagne, Suisse, Slovaquie, République Tchèque, Hongrie, Pologne, Royaume-Unis, Irlande, Mexique, Etats-Unis, Canada, Chine, Singapour, Indonésie et Vietnam.

Nous mettrons en œuvre des mesures appropriées pour garantir que vos données à caractère personnel restent protégées et en sécurité lorsqu’elles sont transférées hors de votre pays d’origine, conformément aux lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité. Ces mesures incluent des accords de transfert de données mettant en œuvre des clauses de protection des données types..

Pour les transferts vers les États-Unis : ERIKS adhère aux EU-US [et US-Swiss] Privacy Shield Frameworks pour les informations liées aux demandes d’emploi recueillies par des entités situées dans l’EEE et transférées aux établissements d’ERIKS aux États-Unis. Pour de plus amples informations sur le Privacy Shield Framework ou sur notre inscription, consultez le site du Department of Commerce des États-Unis à l’adresse suivante https://www.privacyshield.gov/.

6.Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?

ERIKS a pris les mesures de protection adéquates pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel. ERIKS a mis en œuvre des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite ou la perte accidentelle, les dommages, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite (y compris, sans s’y limiter, la collecte non nécessaire) ou un traitement ultérieur conforme aux lois de protection des données et de confidentialité applicables.

Ainsi, lorsque nous partageons vos données à caractère personnel avec des fournisseurs externes, nous pouvons mettre en place un accord écrit qui oblige les fournisseurs à préserver le caractère confidentiel de vos informations et à mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour les maintenir en sécurité.

7.Vos droits

En vertu des lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité, vous pouvez avoir les droits suivants :

• Accéder à vos données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant. Si c’est le cas, vous pouvez nous demander de vous fournir une copie des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans la mesure requise par les lois sur la protection des données en vigueur.

• Corriger et supprimer vos données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de corriger toute inexactitude des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons. Vous pouvez par ailleurs nous demander de supprimer les données à caractère personnel qui vous concernent si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons traitées, si vous avez retiré votre consentement et si nous n’avons aucun autre fondement juridique pour traiter vos données à caractère personnel, si vos données à caractère personnel ont été traitées illégalement, si vos données à caractère personnel doivent être effacées conformément aux lois applicables de l’UE ou d’États membres de l’UE, ou si elles concernent des données à caractère personnel d’un enfant traitées en relation avec l’offre de services de la société de l’information.

• Demander la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si vous avez contesté l’exactitude de celles-ci, si le traitement est illégal et si vous préférez la limitation à la suppression, si nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel mais que vous en avez besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou pendant l’évaluation de votre droit d’opposition.

• Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime. Nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel pour cette finalité, à moins d’avoir un intérêt légitime supérieur de le faire. Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données à caractère personnel, à moins qu’il n’existe un intérêt légitime supérieur au traitement.

Vous pouvez aussi retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

• Retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (lorsqu’ERIKS traite vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement).

• Portabilité des données

Vous pouvez demander la réception ou la transmission à une autre organisation, sous une forme lisible par machine, des informations personnelles que vous avez fournies à ERIKS.

• Déposer plainte auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que nous ne respectons pas les règles de confidentialité applicables, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle locale.

8.Coordonnées

Si vous avez la moindre question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou souhaitez envoyer une requête concernant le moindre de vos droits à la protection de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante privacyoffice@ERIKS.com.